Social Enterprise Platform – anders zusammenarbeiten

Hamburg, März 2015: Wer noch keine Erfahrung mit Social Business Tools hat, wird erst einmal viele Fragen haben: Wie könnten wir in unserem Unternehmen mit einem internen „Facebook“ sinnvoll zusammenarbeiten? Für welche Bereiche und Prozesse kommt so ein Tool überhaupt in Frage? Welche Vorteile bringt es, unser bisher funktionierendes System umzustellen?

Berechtigte Fragen, aber nach umfangreicher praktischer Erfahrung auf dem Gebiet, vor allem durch die Implementierung von Podio in der Agentur, konnten wir auf alle Fragen positive Antworten geben. Der Einsatz des Tools hat sich bereits nach kurzer Zeit als sinnvolles Investment erwiesen!

Weil in der Software die Key-Features verschiedener Office-Anwendungen miteinander verzahnt wurden, entsteht eine sehr kontextbezogene Kommunikation. Während bei der klassischen Kommunikation per E-Mail auf die betreffenden Informationen (z. B. ein bestimmtes Projekt und dessen Details) Bezug genommen werden muss, ist es bei Podio genau andersrum. Dort ist die Kommunikation in Form von Kommentaren an den jeweiligen Informationen angedockt. Weitere Vorteile: große Verteilerlisten (Achtung, Spam!) werden vermieden, Sammel-Mails gehören der Vergangenheit an und wichtige Empfänger können nicht vergessen werden. Jeder (auch freie Mitarbeiter und Kunden) ist in der Lage, bei Bedarf die Kommunikation einzusehen und tätig zu werden.

Podio bietet die Möglichkeit, Workspaces für bestimmte Themen anzulegen. Dadurch wird man in die Lage versetzt, auf individuelle Anforderungen einzelner Arbeitsbereiche einzugehen, und kann die Zugriffsrechte steuern. In den Workspaces selbst lassen sich mit den sogenannten „APPs“ individuelle kleine Datenbanken einrichten und diese mit einer gewünschten Struktur versehen. So können Einträge nach Belieben nach den individuellen Bedürfnissen kategorisiert, verschlagwortet, verknüpft, berechnet, gefiltert und sortiert werden.

Podio ist sehr vielseitig, was die Verarbeitung und Strukturierung von Informationen angeht.

Alte Daten bleiben alt, denn anders als bei den auf Servern abgelegten Dateien kann sich hier der User bei neuen oder veränderten Daten automatisch benachrichtigen lassen. Alle Änderungen sind im Detail nachvollziehbar und werden protokolliert (was wurde wann von wem geändert). Neben dem Projekthandling (Bearbeitungsstatus, Timing, Abstimmungsschleifen) und der Ressourcenplanung (Planung und Verteilung von Subaufgaben) haben wir mittlerweile auch unser Intranet (Wiki/Knowlege Management, Dokumentenverwaltung und interne Kommunikation) in Podio überführt.

Grundsätzlich verfolgt Podio mit seiner Lösung den Ansatz, dass das Tool einfach erlernbar sein und in der Handhabung Spaß machen soll. Diese Philosophie gilt nicht nur für den Endanwender, sondern für alle Anwenderschichten. Also auch für Administratoren bzw. Nutzer, die das Tool für die eigenen Anforderungen konfigurieren. Es sind keine Kenntnisse einer speziellen Programmiersprache notwendig, um individuelle Anpassungen vorzunehmen. Dies ist ein enormer Vorteil gegenüber spezialisierten Anwendungen, bei denen üblicherweise Entwicklungsaufwände Tools schnell teuer werden lassen. So schafft man sich mit Podio Freiräume, flexibel zu bleiben und Projekte „agil“ umzusetzen – ideal, um auf veränderte Anforderungen an Dienstleistungen und Prozesse zu reagieren. Mit den APPs für iOS und Android sind sogar alle Funktionen und Daten auch unterwegs für alle Beteiligten erreichbar.

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